Time Management Tips

Time-Management_PerfectView_CRM

8 Manieren om beter met uw tijd om te gaan

Tijd is meer waard dan geld. Meer geld kunt u maken. Meer tijd? Dat wordt lastig. De belangrijkste time management les die u kunt leren is dan ook niet: minder afspraken plannen maar de juiste afspraken plannen.

Het is tien voor zes en u to-do lijst ligt onaangeroerd op uw bureau. De telefoontjes die u moest plegen, de blogs die u moest schrijven, de analyses die u moest maken zijn allemaal blijven liggen. Herkenbaar?

Volgens de onderzoekers van TNO hebben een miljoen Nederlanders last van werkstress en burn-out klachten. 36 procent van het werk gerelateerde ziekteverzuim ontstaat door werkstress. Met name de generatie twintigers en dertigers heeft daar momenteel last van.
Hoe richt u uw werkweek zo efficiënt mogelijk in? We weten immers dat de negen tot vijf mentaliteit nergens meer geaccepteerd wordt. Werk e-mail komt binnen op uw privé telefoon. Social media kanalen moeten 24 uur per dag worden gemonitord. De laatste telefoontjes in de file naar huis afhandelen is eerder regel dan uitzondering.

Deze time management tips zullen u helpen

1. Focus

Weet waar uw prioriteiten liggen. Zorg ervoor dat u dit helder en liefst voor uzelf op papier heeft staan. Vaak begint het bij goed overleggen met uw collega’s of uw manager. Wat gaat er daadwerkelijk vóór? Als u een duidelijk beeld hiervan heeft zult u merken dat het maken van keuzes veel sneller gaat.

2. Kennis

Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van details. Dat klinkt misschien logisch maar u zult versteld staan van de tijd die het kost om informatie te verzamelen als deze niet centraal te benaderen is. Met zoeken in uw inbox, op uw notebook, in losse aantekeningen en notulen bent u zo een half uur tot een uur per dag kwijt.

3. Succes

Begin aan een taak met het doel dit succesvol af te ronden. Het stellen van doelen werkt positief in alle facetten van uw leven. Een doel dat u behaalt geeft voldoening. Door van taken doelen te maken en voor uzelf korte termijn KPI’s in te bouwen verandert u de manier waarop u uw werkzaamheden benadert. Bovendien zorgt de uitdaging die u voor uzelf stelt ervoor dat u de taak niet langer vooruitschuift.

4. Planning

Werk aan de hand van een planning. Als u iedere dag een aantal vaste taken heeft, zorg er dan voor dat u tijd voor deze taken blokt in uw agenda. Werk met kleuren zodat u weet waar u wel en niet kunt aanpassen. Omdat u een afspraak met uzelf in uw agenda gemaakt heeft krijg u iedere dag reminders voor u vaste werkzaamheden. Een geautomatiseerde to-do lijst sluit u daar vervolgens naadloos op aan. Blijven er dingen liggen dan worden ze vanzelf doorgeplaats naar de volgende dag.

5. E-mail

Niets vervelender dan een volle inbox. Zorg ervoor dat u inkomende e-mail direct beantwoordt en archiveert of verwijdert. Zo zijn er nooit losse eindjes. Stel in u mailbox een regel in zodat uw nieuwsbrieven direct in een apart mapje worden geplaatst. Wanneer u tijd over heeft (dat gaat lukken) kunt u er even doorheen lopen. Zo’n regel kunt u ook instellen voor alle e-mail waar u in de CC of BCC staat. Deze berichten zijn over het algemeen voor u ‘ter informatie’. Besteed geen aandacht en kostbare tijd aan het lezen hiervan gedurende uw productieve uren.

6. Ruimte

Vind ruimte in uw hoofd voor andere prioriteiten. Als u besloten heeft dat het voor vandaag mooi geweest is, maak u hoofd dan ook vrij voor andere dingen. Dat betekent overigens niet dat u geen werk meer mag verzetten. Maar zorg ervoor dat u niet blijft nadenken over de taken van morgen. Als u niet kunt afschakelen, kunt u er beter voor kiezen om nog even door te werken. Pak dan de dag erna wat meer ruimte.

7. Blijf niet hangen

Ging er iets niet goed? Was het resultaat niet wat u verwacht had? Blijf niet hangen. Evalueer waar het mis ging, trek uw conclusies en verbeter waar nodig. Uiteindelijk heeft u er meer aan om direct door te pakken.

8. Geef elkaar feedback

Werkt u met collega’s? Is uw manager onderdeel van uw team? Streef dan naar een open bedrijfscultuur waarin het geven van feedback wordt gestimuleerd. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en CBS blijkt dat vooral werknemers met een hoge werkdruk, die weinig steun krijgen van hun leidinggevende, een groter risico op een burn-out hebben. Geef elkaar tips en verbeter elkaar met als doel samen te groeien. Er gaat veel tijd onnodig verloren aan het klaagkwartiertje bij de koffiecorner. Teams die elkaar motiveren presteren beter.

CRM software van Nederlandse bodem

Ontdek waarom ruim 4.700 kleine, middelgrote én grote organisaties PerfectView gebruiken voor CRM, relatiebeheer, verkoop, marketing, projectmanagement én klantenservice.

Gratis account aanvragen
Devices_PerfectView_CRM