8 Time Management tips om beter met je tijd om te gaan

Time management is het zo efficiënt mogelijk indelen van je tijd.  Tijd is meer waard dan geld. Meer geld kan je maken. Meer tijd? Dat wordt lastig. De belangrijkste time management les die je kunt leren is dan ook niet: minder afspraken plannen maar de juiste afspraken plannen.

Het is tien voor zes en je to-do lijst ligt onaangeroerd op je bureau. De telefoontjes die je moest plegen, de blogs die je moest schrijven, de analyses die je moest maken zijn allemaal blijven liggen. Je hebt de dag als stressvol ervaren maar weet niet precies wat je hebt opgeleverd. Herkenbaar?
Volgens de onderzoekers van TNO hebben een miljoen Nederlanders last van werkstress en burn-out klachten. 36 procent van het werk gerelateerde ziekteverzuim ontstaat door werkstress. Met name de generatie twintigers en dertigers heeft daar momenteel last van.

Hoe richt je je werkweek zo efficiënt mogelijk in? We weten immers dat de negen tot vijf mentaliteit nergens meer standaard is. Werk e-mail komt binnen op je privé telefoon. Social media kanalen moeten 24 uur per dag worden gemonitord. De laatste telefoontjes in de file naar huis afhandelen is eerder regel dan uitzondering.

Deze time management tips zullen je helpen

1. Focus

Weet waar je prioriteiten liggen. Zorg ervoor dat je dit helder en liefst voor jezelf op papier hebt staan. Vaak begint het bij goed overleggen met je collega’s of je manager. Wat gaat er daadwerkelijk vóór? Als je een duidelijk beeld hiervan hebt zul je merken dat het maken van keuzes veel sneller gaat.

2. Kennis

Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van details. Dat klinkt misschien logisch maar je zult versteld staan van de tijd die het kost om informatie te verzamelen als deze niet centraal te benaderen is. Met zoeken in je inbox, op je notebook, in losse aantekeningen en notulen ben je zo een half uur tot een uur per dag kwijt.

3. Succes

Begin aan een taak met het doel dit succesvol af te ronden. Het stellen van doelen werkt positief in alle facetten van je leven. Een doel dat je behaalt geeft voldoening. Door van taken doelen te maken en voor jezelf korte termijn KPI’s in te bouwen verander je de manier waarop je je werkzaamheden benadert. Bovendien zorgt de uitdaging die je voor jezelf stelt ervoor dat je de taak niet langer vooruit schuift.

4. Planning

Werk aan de hand van een planning. Als je iedere dag een aantal vaste taken hebt, zorg er dan voor dat je tijd voor deze taken blokt in je agenda. Werk met kleuren zodat je weet waar je wel en niet kunt aanpassen. Omdat je een afspraak met jezelf in je agenda gemaakt hebt krijg je iedere dag reminders voor je vaste werkzaamheden. Een geautomatiseerde to-do lijst sluit je daar vervolgens naadloos op aan. Blijven er dingen liggen dan worden ze vanzelf doorgeplaatst naar de volgende dag.

5. E-mail

Niets vervelender dan een volle inbox. Zorg ervoor dat je inkomende e-mail direct beantwoordt en archiveert of verwijdert. Zo zijn er nooit losse eindjes. Stel in je mailbox een regel in zodat je nieuwsbrieven direct in een apart mapje worden geplaatst. Wanneer je tijd over hebt (dat gaat lukken) kun je er even doorheen lopen. Zo’n regel kun je ook instellen voor alle e-mail waar je in de CC of BCC staat. Deze berichten zijn over het algemeen voor jou ‘ter informatie’. Besteed geen aandacht en kostbare tijd aan het lezen hiervan gedurende je productieve uren.

6. Ruimte

Vind ruimte in je hoofd voor andere prioriteiten. Als je besloten hebt dat het voor vandaag mooi geweest is, maak je hoofd dan ook vrij voor andere dingen. Dat betekent overigens niet dat je geen werk meer mag verzetten. Maar zorg ervoor dat je niet blijft nadenken over de taken van morgen. Als je niet kunt afschakelen, kun je er beter voor kiezen om nog even door te werken. Pak dan de dag erna wat meer ruimte.

7. Blijf niet hangen

Ging er iets niet goed? Was het resultaat niet wat je verwacht had? Blijf niet hangen. Evalueer waar het mis ging, trek je conclusies en verbeter waar nodig. Uiteindelijk heb je er meer aan om direct door te pakken.

8. Geef elkaar feedback

Werk je met collega’s? Is je manager onderdeel van je team? Streef dan naar een open bedrijfscultuur waarin het geven van feedback wordt gestimuleerd. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en CBS blijkt dat vooral werknemers met een hoge werkdruk, die weinig steun krijgen van hun leidinggevende, een groter risico op een burn-out hebben. Geef elkaar tips en verbeter elkaar met als doel samen te groeien. Er gaat veel tijd onnodig verloren aan het klaagkwartiertje bij de koffiecorner. Teams die elkaar motiveren presteren beter.

Gebruik CRM

Een CRM systeem helpt je bij het verbeteren van je efficiëntie. Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies.