Wat is ticketing?

Definitie ticketing

Je klantenservice inrichten is niet makkelijk. Je moet per vraag en per klant bijhouden of je de zaak hebt afgehandeld. Helemaal wanneer je meerdere collega’s op de klantenservice afdeling hebt, moeten zij kunnen zien welke klant al geholpen wordt en welke nog niet. Zo voorkom je dat klanten twee keer geholpen worden.

Het voordeel van een ticketing app of ticketing systeem

Een ticketing systeem helpt je organisatie wanneer een klant een vraag of klacht heeft. Uiteraard wil je dat dit in beide gevallen zo spoedig mogelijk wordt opgepakt. PerfectView maakt gebruik van ticketing, er wordt direct een ticket aangemaakt in het CRM systeem zodra de e-mail van de klant is ontvangen. Op deze manier wordt elke vraag of klacht gekoppeld aan de juiste persoon in CRM. Dat betekent dat je direct kan inzien welke geschiedenis deze klant heeft. Zijn er bijvoorbeeld in het verleden soortgelijke vragen of klachten geweest?

Alle inkomende e-mail die gekoppeld is aan een bepaald e-mailadres (bijvoorbeeld support@voorbeeld.nl of helpdesk@voorbeeld.nl) worden automatisch geordend en gearchiveerd. Tevens is het mogelijk een auto-reply in te stellen, bijvoorbeeld om een bevestiging van ontvangst te verzenden.

Wanneer een organisatie een antwoord stuurt op basis van een ticket, en de klant antwoordt hierop, worden beide e-mails gekoppeld aan hetzelfde ticketnummer. Zo behoudt je overzicht en kan je de doorlooptijd van een vraag of klacht monitoren.

Het is daarnaast mogelijk om e-mails in categorieën te verdelen, (bijvoorbeeld: in afwachting) afhankelijk van de prioriteit van de situatie. Jij tilt je klantenservice dus naar een hoger niveau.

Versterk je sales met een ticketing systeem

Goede klantenservice zorgt ervoor dat klachten en vragen snel en op een correcte manier worden afgehandeld. Klanten die goed geholpen worden bij hun problemen krijgen vertrouwen in je merk. Jij trekt immers alles uit de kast om hen tevreden te stellen! Zij weten dus dat zij voortaan bij jou terecht kunnen. Eenmalige klanten worden daardoor trouwe, terugkerende klanten. Dat verhoogt je omzet. Echter is dat nog niet alles. Een goed geholpen klant is ook eerder bereid om over zijn goede ervaringen te vertellen. De kans is groot dat hij vrienden, familie en bekenden zal aanbevelen om ook bij jou klant te worden. Dit verhoogt de omzet nóg meer.

De voordelen van ticketing in een CRM systeem in het kort

• Snel vragen en klachten afhandelen
• Overzicht creëren
• Vragen en klachten ordenen en categoriseren
• Efficiënter werken
• Hogere klanttevredenheid