22 mrt. 2018 | CRM

Zo maak je de beste offerte

Offerte Software

Hoe zorg je ervoor dat iedere prospect “ja” zegt tegen je offerte? Om een zo hoog mogelijk goedkeuringspercentage te behalen zal je aandacht moeten besteden aan de inhoud van je aanbod. Als ondernemer geef je veel aandacht aan je imago en je website. Dat is natuurlijk super belangrijk, maar vergeet niet ook je offertetraject te perfectioneren. Het is ontzettend jammer als je deze kans om geld te verdienen misloopt. In dit blog vind je tips en een offerte voorbeeld in Pdf.

Wil je ook de beste offerte opstellen?

De offertefase van het verkoopproces wordt door veel bedrijven onderschat. Verlies je wel eens trajecten omdat je concurrent sneller was met het versturen van een offerte? Weet je zeker dat jouw aanbod aantrekkelijk genoeg wordt gepresenteerd? Het is prettig als je inzicht hebt in de reden waarom je de deal niet gesloten hebt. Zo kun je op tijd bijsturen en wanneer nodig een andere koers varen. Het belang van een goed offerte sjabloon is dus overduidelijk.

Maak het verschil door na te denken over de inhoud

Zoals gezegd is je offerte een cruciaal onderdeel van je verkoopproces, oftewel je sales funnel. We onderscheiden binnen de sales funnel verschillende fases. Je offerte is de laatste van deze fases. Het succes valt of staat voor een groot deel met de indruk die je achterlaat.

Blijf trouw aan jezelf

Vaak is je offerte het gevolg van een eerder inventarisatie gesprek. Je weet dus al waar de behoeftes van je potentiële klant liggen. Ook heb je al een eerste indruk achtergelaten. Bedenk bij het opstellen van je offerte wat jullie besproken hebben. Als je een amicaal en laagdrempelig gesprek gevoerd hebt is het niet erg logisch om je offerte formeel op te stellen. En vice versa.

Wat is je boodschap?

Elke verzonden offerte zou iets moeten vertellen over jouw onderneming. Dit is dé uitgelezen kans voor het positioneren van je merkbeleving. Ga bij jezelf na wat past bij jou en je organisatie. Misschien ben je al bezig met storytelling. Dan heb je het verhaal van je onderneming al in kaart gebracht. Zorg ervoor dat je elk detail van je communicatie hier aan toetst. Denk hierbij niet alleen aan je logo en het gebruik van kleuren en fonts, maar ook aan het gebruik van humor en het toevoegen van testimonials.

Wees duidelijk en helder in wat je aanbiedt

Zorg ervoor dat je daadwerkelijke aanbod helder gepresenteerd is. Wat krijgt je prospect en wat kost dat? Klinkt logisch toch? Maar in de praktijk gebeurt soms het tegenovergestelde. De valkuil waar veel bedrijven intrappen is er vanuit te gaan dat bepaalde zaken impliciet zijn. Maar dat is niet altijd het geval. Helemaal niet als je contactpersoon de offerte zelf intern nog moet verdedigen of, zoals vaak voorkomt, moet afwegen tegen het aanbod van andere. Een korte toelichting bij geoffreerde diensten is dus geen overbodige luxe. Probeer altijd in de schoenen van de ontvanger te gaan staan. Bedenk je dan; weet ik zeker dat deze persoon dit aanbod begrijpt?

Maak het tastbaar en voeg beeld toe

offerte beeld

Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Nog altijd is deze wijsheid van toepassing, hoe cliché het ook klinkt. Een tekening, foto of video voegt emotie toe aan je document. Als je iemand ergens van wilt overtuigen helpt het om je aanbod te presenteren met een positief gevoel. Unieke beelden van een goede kwaliteit die echt iets zeggen over je product of dienst werken het best. Mocht je niet beschikken over dergelijk beeldmateriaal dan kan je altijd op zoek naar goed stockbeeld. Er zijn verschillende opties voor het vinden van een mooi plaatje, betaald en gratis. Zorg er in dit geval wel voor dat je kiest voor rechten vrij materiaal. Hiermee voorkom je boetes.

Vat samen en herhaal je afspraken

Heb je bij je inventarisatie gesprek afspraken gemaakt of toezeggingen gedaan? Zorg er dan voor dat je een samenvatting van de besproken onderwerpen en conclusies toevoegt. Hierdoor weet je potentiële klant dat er echt naar hem of haar geluisterd is. Iedereen vindt het prettig om een aanbod op maat te krijgen of in ieder geval het idee te krijgen dat dit zo is.

Voeg een call-to-action toe

Een duidelijke call-to-action maakt je offerte af. De mogelijkheden voor goedkeuring moeten zo duidelijk zijn dat je er bijna niet omheen kunt. Een heldere call-to-action die het proces van acceptatie simpel maakt versnelt je traject aanzienlijk. Je voorkomt onder andere het onnodig heen en weer mailen van stukken. PerfectView heeft de mogelijkheid je offerte zo te versturen dat je prospect deze direct digitaal kan ondertekenen, ook via een smartphone. Sneller kan haast niet.

Voeg voorwaarden toe in duidelijke taal

Voorwaarden en privacy zijn een hot item in 2018. In het kader van de AVG wetgeving zijn mensen zich steeds meer bewust van de gegevens die ze bij bedrijven en instellingen achterlaten. Ook de voorwaarden waar ze mee akkoord gaan worden steeds vaker uitgebreid vergeleken. Er liggen dus kansen in het zo duidelijk mogelijk verwoorden van je voorwaarden. Hoe groot is de kans dat iemand afhaakt bij het lezen van saaie juridische stukken tekst? Met name in Amerika zie je steeds vaker dat deze teksten worden herschreven in aantrekkelijk taalgebruik.

Verzeker succes door na te denken over de timing

Timing

Ik vroeg je of je weleens trajecten verliest omdat jouw offerte later binnenkomt dan die van je concurrent. In de waan van de dag kan het voorkomen dat je er niet aan toekomt om alle offertes direct te versturen. En dat is precies waar je juist nieuwe business mee kunt binnenhalen. Ook hier is het weer van belang in de schoenen te gaan staan van je ontvanger. De behoefte die je wilt vervullen voor je klant is nu actueel. Misschien is die behoefte over een paar dagen al veel minder urgent óf is die al door een ander bediend.

Stuur je offerte binnen 24 uur

Het is een goed idee om offerte software te gebruiken zodat je offertes snel gemaakt en verzonden zijn. Liefst direct na het inventarisatiegesprek maar in ieder geval binnen 24 uur na afloop. De efficiëntie van PerfectView gaat je hierin helpen om kansen te benutten.

Volg je offerte binnen 2 tot 3 dagen op

Als je het verkoopproces goed voorbereid hebt weet je wie er binnen de organisatie waar je jouw offerte gepresenteerd hebt beslissingsbevoegd is. Misschien is jouw contactpersoon diegene, maar het is ook goed mogelijk dat de keuze gemaakt wordt door een leidinggevende of door een team. Ben je bewust van deze keten wanneer je jouw offerte gaat opvolgen. Sowieso is het van belang om bij je prospect zichtbaar te blijven oftewel top-of-mind te zijn. Opvolgen binnen 2 tot 3 werkdagen is dus aanbevolen.

Als je offertes verzendt met PerfectView software kan je zien hoe vaak je aanbod bekeken is. Dit is erg praktisch wanneer je gaat nabellen.

Misgeschoten? leer van je fouten

Heb je ondanks alle moeite geen succes behaald? Vraag dan aan je contactpersoon of ze feedback willen geven. Zelf probeer ik de vraag ‘waarom heb je niet voor ons gekozen?’ te vermijden. De persoon aan de andere kant van de tafel kan hierdoor namelijk het gevoel krijgen dat ze hun keuze moeten verdedigen, en daar heeft niet iedereen behoefte aan. Gebruik als alternatief bijvoorbeeld; ‘hoe zou ik mijn aanbod kunnen verbeteren?’

Evalueer je resultaten op lange termijn

Gebruik je Excel documenten voor het bijhouden van je verzonden offertes? Dan ben je waarschijnlijk niet altijd op de hoogte van je takenlijst en de fase waarin je trajecten zich bevinden. Het is van belang om deze informatie paraat te hebben. Met Verkoopkansen van PerfectView heb je inzicht in je pijplijn en kun je het overzicht van je cashflow bewaken. Ook zie je welke trajecten actie vereisen en moeten worden opgevolgd. Je garandeert hiermee het overzicht en kunt schakelen wanneer je continuïteit in het geding komt.

Checklist en offerte voorbeeld

Wat moet je opnemen in een offerte?

  • Standaard bedrijfsinformatie

    • Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en website
    • Gegevens van de ontvanger inclusief eventueel klantnummer
    • Offertenummer
  • Prijs

    • Het totaal aan kosten en de prijs voor ieder onderdeel uitgesplitst. Zorg ervoor dat je transparant bent in de omschrijving maar niet té gedetailleerd.
  • Btw

    • Afhankelijk van je product en het land waar de offerte voor bedoeld is.
  • Planning of levertijd

    • Voeg wanneer nodig een bijlage toe.
  • Betalingsvoorwaarden

    • Zie eerdere tips over het formuleren van je voorwaarden.
  • Een ‘geldig tot’ datum

    • Gemiddeld is de geldigheid van een offerte 30 dagen. Pas dit aan op basis van je eigen branche.
  • Ruimte voor een (digitale) handtekening

    • Jouw eigen handtekening zou al aanwezig moeten zijn op het document evenals de datum.

Hoe ga je om met korting?

Een duidelijke korting of promotievoordeel is één van beste manieren om je kansen op een goedgekeurde offerte te verzekeren. Prijs blijft het belangrijkste element in de overweging van de klant. Door deze uit te lichten geef je extra aandacht aan het voordeel dat iemand bij jou kan behalen. Door korting te geven voeg je dus meer waarde toe.

Download ons Offerte Voorbeeld

Conclusie

Iedere offerte is een kans om je te profileren en je te onderscheiden van je concurrent. Het doel van een offerte is je potentiële klant overtuigen van het nemen van een beslissing in jouw voordeel. Zorg ervoor dat je aanbod helder op papier staat. Je moet begrijpen welke drijfveer ten grondslag ligt aan de initiële vraag van je prospect. Gebruik die kennis om je aanbod duidelijk en aantrekkelijk te presenteren zodat je contactpersoon weet waar hij “ja” op zegt.

Aanbevolen blogs

CRM Implementatie stappenplan

CRM implementatie stappenplan

09 apr. 2018 - CRM implementatie; daar komt veel bij kijken. Ga je voor het eerst aan... Meer lezen

VEBAN

VEBAN

07 dec. 2018 - Leden zijn binnen enkele seconden aangemeld voor het evenement Iris Br... Meer lezen

PerfectView Pentest

PerfectView bewijst data security met succesvolle pentest

31 jan. 2019 - Aan het einde van 2018 heeft het cloud CRM platform van PerfectView (P... Meer lezen